TOP 5 des outils pour automatiser les process d’une entreprise

Les années 2000 ont permis l’implémentation de l’informatique de manière globale dans les entreprises et des logiciels associés (ERP, CRM, etc.) tous ces outils sont des automatisations du travail.

Aujourd’hui, il est essenciel de continuer sur ce chemin la. Les entreprises passent encore trop de temps sur des taches à très faible valeur ajoutées : saisie, ressaisies, mails chronophages, recherche d’informations, remontées d’information etc. la liste est longue.

J’ai personnellement testé pas mal d’outil pour automatiser des taches et process dans les entreprises et voici le top des outils sur le marché pour des besoins d’optimisation de processus d’entreprise.

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‍Make est un outil intéressant pour les entreprises qui souhaitent automatiser leurs processus de manière efficace. Comme tous les outils de ce top, aucun ne nécessite de grandes connaissances en code ou en informatique. J’ai personnellement réalisé 95 % des automatisations sans posséder ces compétences.

Il est possible de créer des scénarios complexes sur l’outil et d’aller assez loin dans l’optimisation de ses processus. Vous pouvez aussi suivre une formation Make.

Le pricing :

Le pricing de Make est raisonnable. Il est clair que, pour automatiser des milliers de processus très complexes avec beaucoup d’étapes, le prix peut rapidement grimper. Pour vous donner une idée, une entreprise qui exécute environ 40 000 opérations par mois (c’est-à-dire l’exécution d’une tâche par une bulle) doit compter 99 $/mois pour un plan Team.

Les (+) de Make :

• Beaucoup d’intégrations natives avec d’autres outils
• Une importante communauté pour trouver de l’aide
• Un prix abordable pour une entreprise
• Une interface agréable à utiliser

Les (-) de Make :

• Une prise en main complexe
• Des intégrations métier (CRM, ERP ou autres) compliquées et non natives

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Power Automate est THE outil pour automatiser les process métiers. Il est pensé pour, et pour ça, ça le rend particulièrement puissant. Il est comme Make sur un système no code. La différence est que lui est un outil by Microsoft, donc naturellement intégré avec toute la suite d’outils : Teams, Excel, Outlook, Power Apps, Power BI… et ça, c’est quand même game changer (on sent la petite prise de position (: ?).

Power Automate est intéressant pour les entreprises. Il regroupe nativement énormément de connecteurs vers des outils extérieurs, et au-delà des outils dits “classiques” comme par exemple Gmail, il permet de connecter nativement un nombre important d’outils.

Avec des connaissances plus poussées, il est en réalité possible de pratiquement tout automatiser avec cet outil via des connexions personnalisées fabriquées.

Le pricing :

Power Automate est compris dans les licences Microsoft utilisées par les entreprises. Elle fait partie de la suite d’outils Power Platform. Ce sont des outils mis à disposition et non exploités.

Les (+) de Power Automate :

• L’outil est inclus dans les licences Microsoft sans suppléments
• L’outil propose un nombre d’intégrations très important et orienté métier
• Il intègre nativement tous les outils Microsoft
• L’outil est visuellement propre

Les (-) de Power Automate :

• La licence Microsoft est nécessaire pour utiliser l’outil
• La communauté autour de l’outil est encore peu évoluée

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N8N est un outil qui se démarque largement pour son côté open source. Cela rend l’outil plus flexible et plus économique, mais également intéressant pour des raisons de cybersécurité et de centralisation de l’information et des process de manière locale.

N8N est plus technique que d’autres outils, mais il reste agréable à regarder et à utiliser. Il est idéal pour une solution d’automatisation loin du cloud.

Le pricing :

Comment dire, la version locale, donc hébergée par vos soins, ne vous coûtera que de l’espace de stockage. Une version hébergée par leurs soins existe et commence à 20 €/mois.

Les (+) de N8N :

• Open-source et possibilité d’auto-hébergement
• Très flexible, avec des fonctionnalités avancées
• Un grand nombre d’intégrations disponibles
• Une communauté active et grandissante

Les (-) de N8N :

• Une prise en main un peu plus complexe pour les débutants
• Nécessite des compétences techniques pour l’auto-hébergement
• Les intégrations peuvent parfois demander un peu de configuration supplémentaire

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Alors, oui, étonnant de retrouver Airtable, un outil de gestion de base de données no code, dans un top d’automatisation pour les entreprises ?

C’est que Airtable, ils ont envoyé du lourd sur la partie automatisation et on peut s'inscrire gratuitement sur Airtable, il y a une version free.

Alors, oui, cette place du classement est pour les entreprises qui utilisent Airtable pour certains de leurs process, mais il y en a de plus en plus.

Les automatisations sont assez poussées, simples à prendre en main et possiblement connectables avec des outils extérieurs (Outlook, Gmail, Teams, etc.). La palette d’outils reste cependant plus que réduite.

Le pricing :

Airtable se paye relativement cher et sur un modèle un peu différent. En effet, à la base, lui, il était là pour les bases de données surpuissantes ; l’automatisation de ces dernières est venue après. Il faut compter minimum 20 $/mois/utilisateur.

Dans tous les cas, cette solution ne serait envisagée par vous que si vous êtes déjà sur Airtable ou que vous projetez de passer sur Airtable, donc un prix à largement relativiser.

Les (+) des automatisations Airtable :

• Intégrées directement dans Airtable, donc pas besoin d’un outil tiers
• Simples à configurer grâce à une interface visuelle
• Fonctionnent bien pour des tâches courantes et répétitives
• S’intègrent avec des outils populaires comme Slack, Gmail ou Microsoft Teams
• Incluses dans tous les plans, même le gratuit

Les (-) des automatisations Airtable :

• Le nombre d’exécutions est limité par mois selon le plan (attention au dépassement)
• Moins de flexibilité et de personnalisation que des outils spécialisés comme Make ou Zapier
• Peu adaptées aux scénarios complexes ou multi-étapes
• La création d'automatisations avancées peut nécessiter des scripts ou des connaissances en JavaScript

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Zapier est un autre outil très connu dans l’automatisation de process, qui permet de connecter facilement des applications entre elles. Comme ses concurrents, il ne nécessite pas de compétences en code ou en informatique avancée. Honnêtement, même en étant débutant, on peut déjà faire des automatisations hyper utiles.

L’outil se base sur des “zaps”, qui sont des automatisations simples à configurer. L’un des avantages majeurs, c’est la simplicité de l’interface, même si ça peut vite devenir coûteux si vous avez besoin de beaucoup de tâches automatisées.

Le pricing :

Zapier a une grille tarifaire basée sur le nombre de “zaps” (ou automatisations) et de tâches réalisées par mois. Pour une utilisation professionnelle avec environ 2 000 tâches par mois, il faut compter 49 $/mois pour le plan Professionnel. Au-delà, les prix montent assez vite, donc attention à bien évaluer vos besoins.

Les (+) de Zapier :

• Une interface intuitive, idéale pour les débutants
• Un grand nombre d’intégrations avec des outils populaires
• Un système très simple pour démarrer rapidement
• Une bonne documentation pour guider les utilisateurs

Les (-) de Zapier :

• Le prix peut vite grimper en fonction du nombre de tâches nécessaires
• Moins adapté pour des scénarios complexes ou métiers
• Certaines intégrations sont limitées en fonctionnalités comparées à des outils comme Power Automate

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Alors, comment s’y mettre ?

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S’y mettre n’est pas une question, s’y mettre c’est :

• exploser sa productivité
• réduire ses couts drastiquement
• avoir des données fiables et éviter les erreurs humaines
• améliorer la collaboration entre les équipes
• augmenter largement le capital bonheur au travail des employés de l’entreprise
• (liste non exhaustive…)

Mon conseil de fin est le suivant, automatiser ses taches est un métier, et il faut le faire bien pour créer un système solide qui continue de travailler pour vous de manière fiable et durable avec une maintenance quasiment nulle.