Power Automate de Microsoft est une composante essentielle de la Microsoft Power Platform, conçue pour automatiser les processus et rationaliser les tâches au sein des organisations. Cet outil offre aux entreprises de toutes tailles la possibilité d'automatiser non seulement les tâches répétitives mais aussi d'intégrer et de synchroniser des flux de travail entre différentes applications et services. Voici un aperçu approfondi de Power Automate, son fonctionnement, ses avantages, ainsi que des conseils pour son intégration efficace avec Microsoft Dynamics 365.
Présentation de Power Automate
Microsoft Power Automate, précédemment existant sous le nom de Microsoft flows, est un des quatre outils principaux de la suite Power Platform (avec PowerApps, Power BI et Microsoft Copilot, anciennement Power Virtual Agents).
Cet outil est un RPA en cloud, en français « automatisation robotisée des processus », qui permet d’automatiser les processus métier afin de gagner en productivité. C’est un outil en low-code avec une interface intuitive composée de « blocs de fonctionalités ».
Il est cependant plus exigeant que PowerApps au niveau du code, car il y a une place plus importante.
Comment fonctionne Power Automate ?
Power Automate, ce sont des flux d’automatisations, c’est-à-dire que ça se décompose en plusieurs actions de traitement qui se succèdent.
Les spécifiques du traitement sont définies par l’utilisateur et les composants choisis par ce dernier.
Une action se déclenche une fois que le traitement de l’action précédente est terminé (échec ou réussite ou les deux, c’est paramétrable).
Chaque bloc représente une action spécifique sur laquelle il est préprogrammé, avec les paramètres correspondant (par exemple pour le bloc « Ajouter à la date », il attend une date, un nombre et une unité de temps à rajouter).
Est-ce que je peux utiliser Power Automate ?
Power Automate, comme dit précédemment, est un outil d’automatisation des processus stocké sur le cloud.
Étant low code, la prise en main pour l’automatisation de petites tâches est tout à fait possible. Par ailleurs, le déclenchement d’un flux Power Automate se fait par un « trigger », qui est la traduction de déclencheur et est la première étape de tout flux.
Possédant plusieurs centaines de triggers (516 lorsque cet article est écrit), vous en trouverez forcément un qui peut déclencher un traitement que vous rêvez voir se faire automatiquement.
Qui plus est, Power Automate est inclus dans votre compte Microsoft (si vous utilisez Outlook par exemple, vous avez accès à Power Automate).
Cependant il existe des fonctionnalités qui ne sont disponibles qu’en prenant une licence Power Automate Premium, qui permet de vivre l’expérience Power Automate intégrale.
Comment bien débuter sur Power Automate
Construire sa logique avant
Power Automate permet d’automatiser un processus, donc la première étape est de poser sur papier ou du moins à l’écrit quelque part le fonctionnement que vous souhaitez.
Les Entrées/Sorties de l’automatisme (s’il y en a) et la progression logique de l’automate. Ainsi cela vous permettra d’avoir une vision globale de l’utilité du flux ainsi que des différentes étapes de traitement qui pourraient être nécessaires.
Prenons l’exemple d’un flux rangeant tous les fichiers pdf reçus par mail et les sauvegardant dans un dossier Sharepoint, on aura une structure semblable à ce qui suit :
Le déclencheur (trigger) du flow
On l’a dit et on le répète, la première étape du flux est celle qui va le déclencher la suite d’actions qui compose votre flux, il faut donc choisir la bonne.
Avec plus de 500 triggers existants, vous trouverez votre bonheur. Le type de trigger définit le « QUAND ? » de votre Power Automate. Par exemple, quand un Email arrive / Quand un fichier est déposé dans ce dossier / Quand une ligne est créée dans la Table / Quand on clique sur un bouton dans une application PowerApps… Exécuter les actions.
Il existe aussi une possibilité de flux récurrents, dans ce cas-là le flux se déclenche périodiquement, selon le paramétrage (Tous les jours, Tous les mois, Toutes les 20 minutes...).
Pour notre exemple, nous utiliserons donc un trigger se déclenchant à l’arrivée d’un nouvel email dans notre boîte mail.
Rajouter les blocs fonctionnels
Power Automate est un outil low-code, cela signifie que certains pans de code sont déjà réalisés et mis à disposition.
Ils sont mis au service de l’utilisateur (vous) sous la forme de blocs fonctionnels, qui reçoivent des paramètres en entrée et renvoies des informations en sortie (dépendantes du type de bloc utilisé).
Ces sorties de données issues des composants sont ensuite proposées lorsque vous souhaitez variabiliser des étapes à venir. Ensuite il faut choisir les bons blocs correspondants aux actions que vous souhaitez exécuter et les mettre les uns à la suite des autres.
À l’heure où j’écris ces lignes, ce sont 2534 blocs d’actions Power Automate existants, de quoi faire tous types de flux.
Power Automate vs Make vs Zapier
Alors que Make (Integromat) et Zapier offrent des capacités d'automatisation robustes et sont d'excellentes options pour de nombreux scénarios, Power Automate présente un avantage distinct pour les entreprises déjà investies dans l'écosystème Microsoft.
L'intégration native avec des applications Microsoft comme Teams, Outlook, et Excel, signifie que Power Automate peut exploiter directement les données et les processus existants sans nécessiter de configurations complexes ou de middleware.
De plus, pour les entreprises soucieuses de la gouvernance des données et de la conformité réglementaire, Power Automate assure que toutes les automatisations respectent les politiques de sécurité de l'entreprise. C'est un avantage crucial dans des secteurs réglementés comme la finance, la santé et le secteur public.
Bien que Make et Zapier soient des outils puissants avec leurs propres forces, Power Automate est intrinsèquement conçu pour s'intégrer dans l'environnement des entreprises qui utilisent déjà Microsoft. Cela en fait une solution plus cohérente et souvent plus efficace pour l'automatisation des processus dans ces contextes.
Synthèse
Vous avez maintenant tous les outils en main pour vous essayer à votre premier Power Automate cloud.
Par ailleurs, il existe une version bureau de Power Automate (Power Automate Desktop) qui n’exécute pas des actions sur le cloud mais qui, à la place, prend le contrôle de votre souris afin d’effectuer les actions que l’utilisateur défini à l’avance.
Power Automate de Microsoft est un outil puissant et polyvalent qui permet d'automatiser des tâches répétitives et de synchroniser des workflows entre différentes applications et services.
Intégré à la suite Power Platform, Power Automate se distingue par sa capacité à améliorer l'efficacité opérationnelle des entreprises, notamment celles qui utilisent déjà l'écosystème Microsoft.
Avec une interface low-code intuitive, Power Automate est accessible même aux utilisateurs non techniques, tout en offrant des fonctionnalités avancées pour les développeurs. Son intégration native avec des applications comme Teams, Outlook, et Excel en fait une solution particulièrement avantageuse pour les entreprises souhaitant maximiser leur productivité sans complexité supplémentaire.
Que vous débutiez avec de petites automatisations ou que vous cherchiez à rationaliser des processus métier complexes, Power Automate fournit les outils nécessaires pour transformer vos opérations quotidiennes.
En résumé, Power Automate est un atout majeur pour toute entreprise cherchant à moderniser et à automatiser ses processus, augmentant ainsi l'efficacité et la précision de ses opérations.
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