Aujourd’hui, la plupart des entreprises gèrent leurs factures fournisseurs manuellement.
Le fournisseur envoie une facture, elle est imprimée ou rangée à la main dans un dossier.
Elle n’a pas de statut, elle n’a pas de cycle de vie.
Résultat : une dispersion importante. On ne sait pas facilement retrouver les factures, l’information n’est pas claire, et il n’y a pas de visibilité générale.
C’est en réalité un chaos important. 79 % des entreprises ont une licence Microsoft pour leur bureautique, cela signifie que 79 % des entreprises ont accès à une solution à portée de main.
Les limites de la gestion manuelle des factures
Mais alors, pourquoi la gestion des factures chaotique est-elle un frein à la productivité ?
La perte de documents, le temps perdu dans une gestion complexe, l’absence de suivi général, ce sont autant de pistes qui montreraient un impact sur la productivité des équipes.
Mais concrètement, quels impacts sont souvent directement liés à cette partie ?Le fait de ne pas avoir un suivi concret peut impacter directement la trésorerie de l’entreprise.
En effet, des oublis ou des erreurs conduisent parfois à de larges écarts qui peuvent faire mal.
De plus, une mauvaise gestion de cette partie ne permet pas d’identifier des centres de coût importants et de garder la mainmise sur les dépenses de l’entreprise.
Et puis… entre les oublis et les temps rallongés par une mauvaise gestion, les fournisseurs, eux, attendent leur rentrée d’argent.
Cette situation peut mener bien souvent à des tensions importantes et dégrader les relations fournisseurs, des relations ô combien importantes pour une entreprise.
Comment la Power Platform peut-elle régler ces soucis ?
La Power Platform est un bijou pour automatiser ce processus chronophage et éviter l’explosion des coûts du service comptabilité.
Mais comment exactement la situation est-elle améliorée ?
1. Récupérer et classer automatiquement les factures
Les factures sont envoyées sur une adresse random facture@votredomaine.fr. De manière automatique, grâce à Power Automate, elles sont récupérées et classées dans un dossier SharePoint automatique suivant la nomenclature en place – par fournisseur, par exemple.Ce processus fait déjà gagner un temps fou. En effet, plus besoin de télécharger ou imprimer les factures pour les reclasser manuellement. Et ça, c’est déjà énorme : cela permet de réduire les erreurs, et du coup, d'améliorer la qualité de la donnée.
2. Visualiser et affecter un centre de coût aux factures avec Power Apps
Une fois les factures classées, elles sont visibles dans une application métier dédiée. Dans cette application, les factures sont océrisées, c’est-à-dire que les lignes de la facture sont extraites : le montant, le libellé, le fournisseur, la date, etc.Grâce à cela, les champs sont modifiables dans l’application pour éventuellement corriger des points, modifier des informations nécessaires, ou encore affecter un centre de coût à la facture (IT, administratif, etc.).
3. Faire des actions semi-automatisées sur les factures
Depuis cette application, des actions peuvent être réalisées : changer le statut de la facture en "payée", par exemple, envoyer des mails ou messages Teams automatisés pour approuver des actions, tenir au courant d’autres pôles, demander des informations, etc.
Ces actions prédéfinies sont essentielles pour assurer un réel suivi et garder la donnée propre.
4. Suivre en temps réél les données grace a Power BI
Une étape cruciale pour avoir un cas d’usage parfait et faire de ce centre un réel pôle qui tire l’entreprise vers le haut : visualiser ses données.
En effet, les informations récupérées et classées sont maintenant exploitables pour prendre des décisions stratégiques et avoir une vision réaliste d’une situation donnée à un instant T.
Ainsi, les données récupérées sont mises dans Power BI automatiquement et sont rafraîchies chaque jour.
Sur ce tableau s’affichent des graphiques, des tableaux, des cartes — toutes choses importantes pour vous.
De plus, les données sur ce Power BI peuvent être croisées avec d’autres données de l’entreprise, provenant d’un CRM par exemple ou d’un ERP, pour suivre des KPI plus axés sur la rentabilité, la marge, les prévisions de résultats, etc.
Plus besoin de passer de longues journées chaque mois pour créer des rapports à présenter pour prendre des décisions.
Avec un système comme celui-ci, on ne navigue plus à vue, on navigue avec précision, avec des données propres, sûres, de qualité — et tout cela sans perdre de temps sur des tâches et actions sans valeur ajoutée.
Exemple concret d'automatisation des factures avec Power Platform
Un exemple récent est celui de la radio RTS. Ils avaient un nombre de factures important à traiter, elles étaient entièrement traitées à la main.
Résultat : des erreurs, des retards et surtout beaucoup de temps perdu dans ce processus.
Ce processus n’a pas de forte valeur ajoutée pour eux ; cependant, les erreurs et le temps perdu coûtent cher.
Ils ont implanté chez eux un système complet de tri et d’analyse de factures avec l’extraction des champs via Power Automate, Power Apps et SharePoint pour le stockage de ces factures dans des dossiers.
Ils ont, de leur côté, ajouté un flux d’approbation automatisé des factures avec relance automatique sur Teams.
Résultats : plusieurs heures de gagnées par mois dans le traitement des factures, et surtout, depuis l’implémentation de la solution, le taux d’erreur dans le traitement a baissé de 100 %, puisque plus aucune erreur n’a été faite depuis.
Ainsi, cette solution a permis à RTS de réallouer un temps considérable des personnes en charge de ce processus vers des tâches qui apportent réellement du chiffre d’affaires à l’entreprise.
👉 Le cas client plus complet ici : https://www.youngdata.io/cas-clients/radio-rts
Les avantages concrets de cette automatisation
- Le gain de temps et d’efficacité
- Un retour sur investissement rapide
- Réduction des erreurs
- Une intégration native avec tous les outils Microsoft
- Une vitesse de développement de l’outil accrue
- Une stack d’outils qui ne change pas, mais qui s’optimise
En résumé, automatiser la gestion des factures avec la Power Platform, ce n’est pas juste « faire gagner du temps » comme on le dit souvent à la volée.
C’est structurer un processus qui était flou, éviter les frictions internes, et surtout, recentrer les équipes sur ce qui compte vraiment.
Un comptable ne devrait pas perdre ses journées à chercher des documents ou relancer des validations.
Grâce à cette automatisation, vous passez d’un chaos silencieux à un pilotage fluide, lisible et performant.
Et tout cela, sans changer d’écosystème : vous restez dans votre environnement Microsoft, mais avec une puissance décuplée.
Pour conclure
Votre équipe passe encore des heures sur la gestion des factures ? Prenez rendez-vous avec notre équipe.
Il n’y a que des bénéfices et de la valeur à l’investissement dans une solution de gestion des factures.
La structuration de la donnée, le fait de la rendre plus qualitative, la réduction des tâches chronophages pour les collaborateurs… toutes ces choses sont autant de composantes de l’amélioration de la productivité et de la qualité de travail des employés.
Il existe d’autres manières de faire, des manières qui viennent apporter leur lot de bonnes choses.
Il est important de ne pas rester enfermé dans une boucle vicieuse, mais de se renseigner et de franchir le pas pour entrer dans un cercle vertueux.
Il existe de meilleures manières de faire.
FAQ – Automatisation des factures avec Power Platform
Quels outils Microsoft sont utilisés dans cette automatisation ?
Power Automate, Power Apps, SharePoint et Power BI.
Est-ce que cette solution remplace mon logiciel comptable ?
Non. Elle vient en complément pour automatiser le traitement en amont (réception, classement, suivi) et améliorer la qualité des données transmises à la comptabilité.
Combien de temps faut-il pour déployer une telle solution ?
En moyenne, entre 2 et 6 semaines selon la complexité du besoin et la volumétrie des factures.
Est-ce que la solution s’intègre avec mon ERP ou CRM ?
Oui. Power Platform permet des connexions natives ou personnalisées avec la plupart des ERP et CRM (Sage, Dynamics, Salesforce, etc.).
Quel retour sur investissement peut-on espérer ?
Les premiers gains sont visibles dès le premier mois : réduction du temps de traitement, fiabilité accrue et meilleure gestion des dépenses.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Oui. L’ensemble de la solution repose sur l’environnement Microsoft 365, avec les standards de sécurité et de conformité de Microsoft.
Faites-nous part des défis de votre entreprise et nous vous aideront à dynamiser votre activité grâce à la Power Platform
